Jag skulle nog gå via en databas som tex FileMaker Pro eller en middleware som tex PHP eller Lasso med bra textprocessegenskaper som sedan kan exportera/skapa en tabseparerad textfil. Men det är lite jobb att bygga. Har inte hört talas om någon sådan redan existerande lösning.
Här är ett par alternativa lösningar:
1. Få alla att använda iCal
2. Det finns iCal-läsare för PC, det finns tom ett program som heter iCal för PC med kalender-server, finns på Versiontracker och verkar superfiffigt för planeringsproblem. Webbserver inbyggt.
3. Gå från iCal-formatet till webbsida istället, det finns PHP-exempel på kalendrar på webbsidor skapade från iCal-filer. Be sedan alla läsa webbsidan. (Skall bygga något sådant i Lasso någon dag).
Lycka till!
/Ola