Faktum är att jag just tittade runt litet på Bentos forum. Programmet är billigt, och verkar enkelt med stark integration med iCal och Adressboken. Kanske kan Bento ersätta Omniplan, eller behöver man bägge om man vill driva ett stort projekt? [Bento kan alltså inte Bento hålla reda på aktiviteter?]
Vad jag förstår har Bento inte någon tidsfunktion som gör att man kan optimera "led-tider". Mina vänner hävdar att projektplanering handlar mycket om att göra saker i rätt ordning för att vinna tid, och att rätt person gör rätt saker. Bento räcker, räcker inte? (det vore ju dumt att skaffa två program om ett räcker)
Tacksam för kommentarer.
med vänl hälsn Jonas
Dina vänner har ingen aning om vad de pratar om. Sorry! Man kan fråga massa olika människor vad projekthantering "är" och du kommer att få helt olika svar beroende på deras personers individuella hjärnor (inlärningsstilar kommer in i det här sammanhanget ganska så påtagligt), hur pass medvetna de är om människors olikheter och vad som motiverar dem och förstås personens utbildning och erfarenhet. Trots vad litteraturen och kurserna i projekthantering vanligen säger så handlar projekthantering om helt olika saker när det gäller att tex bygga ett hus, skapa en ny produkt som skall tillverkas i en fabrik, bygga en databas eller skriva en rapport eller i ditt fall göra en jätteundersökning. Om du frågar dina vänner som jobbar i byggbranschen får du alltså andra svar än om du frågar dina vänner som jobbar som databasutvecklare osv.
Min uppfattning är att det finns två skolor att hantera projekt, den ena har som viktigaste verktyg att göra mycket långa listor med saker att göra (aka "Att göra-listor") med tidsplaner för varenda sak och en summerad tidsplan för alltihopa. Sedant tilldelas punkterna till personer som de inbillar sig vill göra dessa saker på den tiden som har angetts och när den har angetts utan hänsyn till den personens egna arbetsuppgifter och ambitioner. Frågar du en person utbildad i denna skola så säger han att projekthantering handlar om struktur! Att tala om för varenda person i projektet vad de skall göra, hur de skall göra det och när de skall göra det är sådant de gillar mest.
Exempel: Denna "typ" hanterade uppgiften att tågluffa i Europa i ungdomen genom att läsa tidtabeller i en hel vecka och göra en tidsplan på vartenda tåg och anslutning och sak man skall se och var man skall bo för alla 30 dagarna man är ute och reser. En tidsplan som gick åt skogen redan andra dagen.
Den andra skolan inser att människor inte alls är rationella varelser som kommer att göra exakt vad de skall på bästa möjliga sätt hela tiden. Människor har helt andra motiv och människor från denna skola inser därför att projekthantering handlar om allting annat än struktur. Det handlar tex om informationshantering, att motivera människor, att ha visioner, mål och låta människor hitta sina egna verktyg och lösa sina arbetsuppgifter på sina egna sätt och hjälpa till där det behövs, antingen med verktyg, lite "styrning" eller mera information. Det handlar också om att konstant göra om tidsplanen och projektet och anpassa det till nya förutsättningar.
Exempel: Denna typ hanterade tågluffen i Europa i ungdomen genom att packa hastigt, åka till stationen, köpa biljetten och hoppa på första bästa tåg som åker söderut. Under resan träffade de massa kul personer, blev inbjudna till skojiga evenemang och festivaler de inte hade en aning om och fick massor med tips på saker att se och göra och var man kan bo av medresenärer de är tvungna att prata med eftersom de inte hade en "plan" som förtog hela nöjet med att resa för att man inte anser sig kunna göra avsteg från "Planen".
Egentligen menar jag inte här att någon av de två skolorna är helt rätt och den andra är helt fel, jag tycker att olika projekt och olika människor behöver olika saker och arbetsmetoder, och av det skälet är massor med projektlitteratur där man talar om hur man skall styra projekt helt uppåt väggarna fel.
Jag har nu läst denna tråd igen speciellt ditt inlägg tidigare om hur ditt projekt ser ut och vilka verktyg du har provat. Tyvärr har du kanske fått lite dåliga råd eller trott på Microsofts påstående att ALLT man gör behöver göra på ett kontor går att göra i Officepaketet. Tyvärr är det inte så, samla data och hantera projekt eller för den delen hantera information finns det bättre verktyg för än Officepaketet. Du är dock inte den första att välja Excel för den arbetsuppgiften.
Man använder alltså inte Excel för att lagra och mata in data av samma anledning som man inte skriver sin deklaration till Skatteverket på kartotekskort med färgkrita.
I ditt fall så är nog svaret på frågan vilket verktyg är bäst för ditt projekt: "Allihopa".
Vart och ett av dem är optimerat för en viss uppgift, Excel är tex jättebra på att rita diagram, FileMaker är toppen på att hålla reda på data och ger dig en trevlig arbetsmiljö att mata in data i. Filemaker kan även lätt exportera dina data till Excel för att däri rita diagrammen. Filemaker är även enda lösningen om flera personer samtidigt skall kunna hålla reda på personer, adresser, samla in data, göra rapporter, skicka brev, importera mail, hålla reda på länkar, noter osv osv... Alla data i ditt projekt som flera behöver jobba med och ha tillgång till bör du centrera omkring FileMaker. FileMaker kan användas för bland annat skicka brev, skicka email, samla in data från webben (FM kan prata direkt med MySQL tex), exportera till Excel, exportera till PDF, importera Excel (som blir databaser), importera Word-dokument, bilder, filmer mm för att hålla reda på vilka brev en viss person har fått eller visa bilder inuti FileMaker och en databas i FM kan delas av flera och även surfas till om man inte har FM men har en webbläsare.
Övriga data är vars och ens personliga arbetsuppgifter och tidsplanerna för dessa, det finns ingen anledning att ha sådant "centralt" lagrat, det är bättre att var och en har det IT-stöd de behöver. Gillar man iCal och att synka den med nallen och att mata in 4000 uppgifter att göra det närmaste fem åren i ett program idag, så skall man förstås göra det, men jag hör inte till dem som tycker det är speciellt fiffigt.
Man kan också, om man är flera ha en egen projekt-webbsite med tex filarkiv, forum och nyheter mm. Till Open Source CMS'et Joomla finns tex ett Open Source projekt som heter Fork som är just ett verktyg att hantera projekt. Att använda FileMaker för att få ut data på en webbsite är en annan kul möjlighet som lätt att göra. Du kan också ha en sådan webbsite för projektets uppdragsgivare och intressenter och du kan även använda den för att samla in mera data via något undersökningsverktyg (tex Limesurvey) och sedan tokigt enkelt få in dem i FM för vidare processande och sedan vidare till Excel.
De olika GTD-programmen som har nämnts är bra på sina egna sätt och gör inte samma saker, så du behöver säkerligen flera av dem, eller åtminstone faktiskt prova dem ordentligt under en tid (demo eller genom att köpa dem, de är ju väldans billiga).
GTD "filosofin" säger tex att man skall inte planera mera än absolut nödvändigt. Du måste läsa "Få det gjort" av David Allen (Månpocket) och ge den som obligatorisk läsning till alla som jobbar i projektet med dig och ni måste gemensamt välja att jobba så. (Den kostar 50+ spänn och den boken är verkligen värd det).
Så "Att göra listan" med 4000 punkter med tidsplaner på varje sak är alltså enligt GTD helt fel. Detsamma gäller de program och dina vänner ovan som talar om att göra rätt saker i rätt ordning. (Visst, bygga taket innan man satt upp väggarna på det nya huset är fel på alla sätt men alla projekt går inte att likna vid att bygga hus). Enligt GTD så skall du göra en lista på delprojekt med målen för dem. I varje delprojekt kan du ange ett par saker som du kan göra för att få det projektet närmare sitt mål, men du skall alltså inte göra en komplett lista och de punkter du anger skall vara specifika (läs boken för att förstå vad jag menar). Sedan kan du planera in några timmar eller dag i kalendern då du stänger av telefonen, mailen, låser dörren och bara jobbar med det projektet och inget annat. Du tar då listan och gör dina punkter och lägger till några punkter för nästa gång och så är det bra för den dagen.
Av det skälet är en del traditionella projekthanteringsverktyg utformade för industrin (bygg, tillverking osv) helt fel när det gäller dagens kunskapsarbetare och de projekt som de hanterar. I de program där man kan mata in "allt" och genom programmets struktur uppmuntras göra det och för varje uppgift sedan ange tidsuppskattning, ordning de skall göras i, ange beroenden mellan uppgifter, prioritera, ange procent färdig och sådant fånigt, så har man helt missat målet tycker jag.
De GTD program som nämnts tidigare är betydligt bättre för kunskapsprojekt, men det är bara du som kan avgöra vad som fungerar för dig. Alltså är det bara att tanka hem demos och prova eller köpa några stycken och testa. Skall du jobba i 4 år till med detta hinner du nog dessutom byta program fyra-fem gånger i alla fall. Så att skaffa alla är alltså inte alls dumt, de fungerar faktiskt inte på exakt samma sätt.
Jo, om dina doktorander väljer att jobba med kalendrar och post-its på en vägg istället för fiffiga program och det fungerar för dem så är det bra det med! Samma lösningar passar ju inte alla.
Jag önskar dig lycka till och ber dig på nytt läsa alla trådar jag länkat till (du nämner inte huruvida du har det) och boken jag nämnde innan vi diskuterar vidare (du nämner inte att du läst den). Då kommer du att veta mycket mera om hur du skall jobba och vilket verktyg som skall väljas och så kan vi diskutera senare hur man i praktiken importerar och bygger upp en Filemaker-databas som består av de Excel-dokument du har hur nu och hur lite man faktiskt måste lära sig för att kunna lägga till de funktioner du kan behöva för att få en central lagringsplats och hanteringssystem för dina olika data som alla inblandade i projektet kan jobba med, i vilket de kan importera alla möjliga data (Excel, Word, email, data insamlade via webbsiten) och hur man länkar ihop det.
