Det du behöver är en DAM; digital assets manager. Finns ett par verktyg på nätet som klarar det. Dom flesta har kopplingar till Photoshop etc.
Adobe har ju Adobe Bridge, som är helt integrerat i Photoshop där du kan checka in och ut bilder, använda metataggar etc. Det finns även en Bridge Server och Version Cue.
Men det förutsätter att ni alla har Photoshop helt klart, iaf. om ni faktiskt, som du säger, ska redigera bilderna.