Summering / delsumma

Om jag antar, vilket du inte beskriver, att det på varje rad i dina kassadata står både säljare, pris och produkt, så är det bara att skapa en rapport med den inbyggda guiden.

Tricket är att skapa sk statistikfält som summerar de saker du vill ha i rapporten (Summa_Säljare, Summa_Produkt tex). På dessa anger man en del parametrar, att man vill starta om summan efter grupperingen produkt tex.

När du skapar din rapport så skall du skapa en rapport med grupperade data och guiden frågar sedan vilka fält, grupper, delsummor och slutsummor du vill ha med mm och vips så är det klart.

Delsummor och slutsummor är dina statistikfält.

Grupperar du rapporten tex på produkt och på säljare, så får du en lista med produkten först och dina säljare i en lista undertill efter produkten och på varje säljare står en summa, sedan kommer nästa produkt.

Vill man sedan i rapporten inte se varje enskild rad i kvittot, så raderar man i den layouten helt enkelt den layoutdel som heter "Huvuddel".

Det brukar ta några försök och en del manuellt pillande innan man förstår hur rapporternas gruppering mm hänger ihop.

Jo, för att verkligen "se" rapporten måste du först sortera rätt (Produkt, Säljare) och sedan måste du trycka Kommando+U för Granskningsläge. Det är bara då du verkligen ser hur det "blir", när den är rätt sorterad i granskningsläge.

Ett par skärmdumpar kommer här:

Tack för berömmet.

Om du vill göra layouten (formateringen, presentationen av dina data) i ett annat program som tex Excel, så har du ingen nytta av att göra samma sak i FileMaker först.

Du kan däremot spara den rapporten du har i FileMaker som PDF-fil direkt från FileMaker, du kan komplettera layouten med bilder på produkter, produktdata, diagram och annan information, du kan maila den direkt inifrån FileMaker, du kan göra massor med saker med dina data, så vad är det du vill åstadkomma med Excel?

Men om du har data i FileMaker och behöver få ut dem i en annan form (vilken form som helst), så kan FileMaker alltid användas för det. Regeln är att om du väl har fått in data i FileMaker så kan du få ut dem i vilken form du vill.

Hur du gör använder FileMaker för att formatera om data

Du behöver bara göra ett antal relationer, beräkningsfält mm för att kunna stöpa om dina data till denna nya form, och sedan när du har en tabell med rätt "struktur" så är det bara att spara den som Excelfil.

Så börja med en ny tabell som får heta Produkter. Skapa en post per produkt i den. Du kan göra det lättare för dig genom att tex importera dina kvitton till den också, sedan utesluta en post per produkt och radera de som är kvar, då har du ju kvara en post per produkt. Det finns även andra mer komplicerade metoder att hitta och radera dubbletter, fråga om det om du behöver.

Nu har vi en Produkttabell alltså.

Nästa steg är att få fram försäljningssumman per säljare, för att göra det behöver vi tre saker:

• Ettstatiskt fält i Produkter som innehåller säljarens namn och produktens namn. Fältet kan heta: Rel_Säljare_Ola(textfält med automatiska data, som innehåller Ola, Jessica, Lisa och produktens namn. Detta är ett beräkningsfält, resultat Text och beräkningen ser ut så här: Säljare & Produkt.

• Ettstatiskt fält i Kvitton som också innehåller Säljarens namn och Produktens namn. Det kan heta Rel_Säljare_Produkt. Detta är ett beräkningsfält, resultat Text och beräkningen ser ut så här: Säljare & Produkt.

• Enrelation mellan Produkter och Kvitton, baserat på det fältet ovan, som kopplar ihop säljare (Produkter) med säljare (i kvitton). Jag döper mina relationer på formen, tabellen jag står i _ tabellen jag tittar mot _ fältet jag använder i relationen, så det här borde heta Produkter_Kvitton_Säljare_Ola

• Ettberäkningsfält per säljare som använder sig av en statistikfunktion i Filemaker som heter Sum, som summerar alla priser baserat på relationen. Beräkningen blir så här: Sum(Produkter_Kvitton_Säljare::Summa) och fältet kan heta tex Summa_Säljare_Ola

Har du fem säljare, så behöver du alltså fem statiska fält med säljarens namn, fem relationer och fem beräkningsfält.

Avslutningsvis behöver du även en layout med dessa fyra fält:

• Produkt

• Summa_Säljare_Ola

• Summa_Säljare_Jessica

• Summa_Säljare_Lisa

Tabordningen (hur du tabbar mellan fälten), avgör kolumnernas ordning i Excel, även vilka fält som finns i denna layout avgör vilka kolumner det blir i Excel.

Sedan är det bara att välja Arkiv > Exportera när du står i den nya layouten och vips så har du dina data i Excel formaterade på ungefär samma sätt som i FileMaker.

Har fixat felet i ovanstående, här kommer lite skärmdumpar...