Newbie frågor om fakturor

Det beror på vad ni har kommit överens om, dvs vad du har skrivit på din offert som de har godkänt.

Annars är det mest upp till dig. Det är förstås vanligt att man skriver ner antal timmar för arbete som vanligen faktureras per timme (även om man inte har skrivit något i offerten eller kontraktet om det), men specificerar noggrannare om de har synpunkter på något.

Om du arbetar som konsult åt någon som i sin tur säljer vidare dina tjänster så brukar man vara extra noggran med timrapportering och fakturaskrivning för att inte behöva ha världens bästa minne om deras kund undrar över något långt senare.

Ungefär.

Se till att ha med:

1) Rubrik: FAKTURA
2) Datum
3) Fakturans löpnummer, dvs vilken i ordningen det är
4) Adressat (givetvis)
5) Din adress, telefon, etc
6) Ditt moms reg nr
7) Om du har det, så skriv "Innehar F-skattebevis"
8) Ditt organisationsnummer
9) Specificera jobbet så detaljerat du nånsin kan, t.ex.: kundkontakter (dvs telefontid) 2 tim, resor 2 tim, ditten 20 tim, datten 45 tim, förberedelser 3 tim, blabla 5 tim.
10) Betalningsvillkor: normalt 30 dagar. Dessutom: "Därefter debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen, f.n. 11%" eller liknande. Kolla dina egna räkningar och se.

Slutligen: Om du inte skickar ett par hundra fakturor om dagen, så visa att du uppskattat jobbet. Skriv: "Jag tackar för ett givande samarbete och hoppas på ytterligare uppdrag... med bästa hälsningar, Errol Flynn" eller liknande och skriv under. Gissa om det uppskattas.

Danne

Om man inte är Revisor, Advokat eller dyl. Då räcker det med att salta fakturan så att man nästan skiter på sig..... spec. är inte att tänka på.

Ju bättre specad faktura desto mer seriöst intryck och mindre tjafs och misstankar om att 'har du veeeeerkligen jobbat så här mycket - det kan väl inte stämma'

det är i alla fall min erfarenhet

Anders

Jo, så är det. Man behöver bara gå till sig själv:
Skulle jag acceptera en krognota med bara en summa? Aldrig.
Och jag ringer genom Universal Telecom dels för att dom är billiga, och dels för att jag får vartenda samtal redovisat i tid och kostnad.
Omvänt så är specificeringen ett bra instrument för en själv att kolla hur mycket man faktiskt lägger ner på allt möjligt "tjafs" (förutsatt att man håller sig med en logg och skriver in UNDER TIDEN man jobbar, inte att man fantiserar ihop någonting i efterhand) och lägga grunden till lite basic Time Management så att man i slutänden kan jobba oerhört mycker effektivare och därmed dra in mer deg.

Danne

So true!

Anders

Men om man kommit överens om ett fast pris och levererat det man ska så behövs väl inte någon specifiering egentligen? Alltså om kunden är nöjd och glad och vet vad det handlar om så behöver man väl inte specifiera bara för att en tredje part ska kunna läsa fakturan, eller?

Jag menar nåt i stil med: "Tillägg på hemsidan enligt överenskommelse."

Halleluja!!!!

Visst!

Kanske är jag exceptionellt petig p.g.a. erfarenheter, men när jag offererar ett jobb så är jag minst lika detaljerad där eftersom förståelsen för priset ökar och därmed benägenheten att dels acceptera offerten och att dels underlätta mitt jobb så mycket som möjligt.

Skillnaden är alltså bara att kunden får kostnaden specificerad i förväg. I fakturan hänvisar man ju bara till offerten.

Ett par viktiga saker vid offertgivning dock:

1) Det skall stå hur många timmar offerten gäller, vilket timpris och totalsumman. Därefter MÅSTE man skriva nåt i stil med: "Ytterligare arbete debiteras SEK xxxx pere timme" (bör vara 10-25% högre timpris än de offererade timmarna).

2) Offertens giltighet! "Denna offert gäller tre månader, dvs fram t.o.m. XX-XX-2003"

Och så en morot, nåt i stil med:

"Om uppdraget slutförts till båda parters belåtenhet innan de offererade timmarna tagits i bruk reduceras kostnaden med motsvarande summa"

Och i fakturan drar man av ett par timmar = Hederlige Harry.

Danne

Nu är det inte abra för att ge ett "seriöst intryck" som du ska specificera din faktura, utan framför allt för att du har vissa skyldigheter enligt bokföringslagen och mervärdesskattlagen:

http://www.rsv.se/infotext/arbetsgivare/bokforing.html?SOK.X=22\&SOK.Y=6#5

/
Johan

Ett litet tillägg som jag brukar göra på alla mina fakturor är följande:

"Alla klagomål på fakturan enligt ovan inkomna senare än åtta dagar efter fakturadatum lämnas utan hänseende. Efter förfallodagen debiteras dröjsmålsränta med 20%."

Detta mest för att slippa folk som inte betalar i tid, och efter fakturans förfallodag envisas med att gnälla om fakturans innehåll.

Det handlar helt enkelt om att jag vill att fakturafrågor inte skall resultera i att fakturan blir betald efter tre månader, vilket kan bli besvärligt för ett mindre företag…

Låter som ett klokt tillägg men jag skulle nog omformulera det lite, exempelvis som:

Alla eventuella synpunkter på fakturans innehåll skall ha inkommit inom x dagar från fakturadatum.

Eventuellt med tillägget:

Synpunkter som framställs efter detta datum lämnas utan ...
hänseende -- ditt ord, i brist på bättre.

Jag må vara petnoga men tycker att tidigare föreslagna formulering kan tolkas förutsätta klagomål (som i sig är ett starkt ord) och bara påtala att dessa skall ha inkommit inom en viss tid.

Nåja, överväger nu själv ett liknande tillägg. Tack för tipset!

Med risk för att bli alltför off topic men kan du verkligen köra på så mycket som 20 procent?

Du har rätt. Din formulering är faktiskt mer exakt, och något mindre aggressiv till sin karaktär;-)

Har iofs aldrig någonsin behövt åberopa denna klausul i fakturan, men det känns bra att det finns en sådan komnstruktion om någon försöker förhala betalning med hjälp av petitesser kring fakturans utformning eller innehåll.

Tack för tipset själv!

Tja, det är ytterst sällan jag använder mig av räntefakturor, men visst funkar 20%. Jag har f ö själv sett ett domstolsutslag där 60% inte ansågs vara ocker enligt tingsrättens bedömning…

Njaeee... jag måste nog kommentera det där med att kunden inte får ha invändningar över fakturan inom en viss tid:

1) Jag själv går igenom räkningar sporadiskt. Ibland när dom kommer, ibland när det är dags att betala. Om jag i det senare fallet skulle se fakturaposter som jag inte accepterar eller förstår skulle jag bli ganska arg om det står att det är försent att komma med invändningar.

Därför skulle jag själv aldrig ta med något sådant. Det är helt enkelt väldigt dålig stil och skulle skapa taskig kundrelation.

2) Låt oss nu säga att en kund faktiskt kommer med invändningar efter utsatt datum. Vad gör du då? Stämmer honom? Lägger på luren? Kör huvvet i sanden? Slänger eposten? Knappast....

3) Rent juridiskt tvivlar jag MYCKET på att frasen äger något som helst värde. Den enda lilla chansen den skulle ha att fungera skulle vara om du hade upplyst kunden om villkoret INNAN du påbörjade uppdraget, men troligen inte ens då. Vare sig du gjort felaktigheter i fakturan eller inte, så har han självklart rätt att rikta invändningar mot den under en överskådlig tid, t.o.m. långt efter att den är betald.

Danne

För det första så kommer man naturligtvis överens om betalningsvillkoren vid avtalets ingående i relationen kund/säljare. Och ja - i det fallet är det även juridiskt hållbart med begränsningar i avtalet, även om överenskommelsen är muntlig.

Om du tittar på olika avtal du tecknar så finns det i princip alltid en massa klausuler (i det finstilta vilken någon sällan orkar läsa…) kring avtalstvister, betalningsvillkor och liknande. Det är bara att gå in på någon av nätbutikerna så kan du konstatera vad som egentligen ingår i överenskommelsen.

För det andra så står ju tiden för klagomål i proportion till hur lång kredit kunden får. I fallet ovan med 8 dagars "klagotid" så var det en tiodagarsfaktura det rörde sig om. Om denna faktura skall vara betald i tid så är det väl ett ganska rimligt tidsspann. Om jag skickar en trettiodagarsfaktura brukar jag istället ha 20-25 dagars "klagotid".

Hela syftet med konstruktionen är ju att komma åt notoriskt dåliga betalare och de som sätter i system att börja gnissla om detaljer i fakturan för att på så sätt försöka förlänga sin kredittid. Inte att bråka med vanliga, ärliga kunder.

Om jag som utställare av fakturan gjort ett misstag så är det väl ganska självklart att jag rättar till det utan att kunden blir lidande, och detta helt på eget ansvar och även om "förklaringstiden" löpt ut. Vanlig, god affärssed helt enkelt.

På samma sätt så rättar jag som säljare naturligtvis till misstag även efter fakturan är betald om det är uppenbart att något misstag begåtts.

Till sist - som småföretagare är jag beroende av att få betalt i tid. Jag har inte råd att ligga ute med pengar i tre månader bara för att någon annan har dålig likviditet. Det intressanta i sammanhanget är att 99% av alla andra småföretagare jag gör affärer med också sköter sig bra och betalar i tid. Större företag däremot… Jag skulle kunna ge exempel på stora företag (inklusive statliga företag och ideella organisationer) som notoriskt betalar för sent och endast efter tjat och påstötningar.

DET är vad jag anser vara dålig stil.

Rasta,

Du blandar ihop två olika saker: invändningar mot fakturan och kredittiden. Dom har faktiskt ingenting alls med varandra att göra. Inte ett dyft.

Oavsett om kunden har invändningar, så måste han betala i tid. De allra flesta företag är dock ganska generösa. Om du har synpunkter på en faktura, så brukar dom inte bråka om du inte betalar förrän saken är utredd. Men dom skulle mycket väl kunna kräva att du ÄNDÅ betalar fakurerade summa inom angiven tid. Ett exempel på sådan strikt tillämpning är P-böter: Överklaga gärna, men betala i tid.

Kan kanske verka korkat, men skälet till regeln är bl.a. EXAKT det du anger: Borgenären (den som skall ha pengarna) måste ha ett cash-flow, och gäldenären skall inte kunna dra ut på kredit-tiden eller helt krångla sig undan betalningsansvar genom att t.ex. hitta på "felaktigheter" i fakturan.

Jag vidhåller att en sån formulering är både provokativ, meningslös och dessutom saknar stöd i lagen.

Håller fullständigt med dig. Det är inte få storföretag som har satt detta i system. Dom tjänar stora pengar det. Men återigen: En specificead "klagotid" har ABSOLUT INGENTING med saken att göra. Det är kredittiden det handlar om. Använd vapnet du har: Skicka påminnelse (med påminnelseavgift) och lägg på dröjsmålsränta ända tills dom betalar.

I anslutning till detta:

Jag jobbade flera år utomlands, bl.a. på en av världens största reklambyråer. Efter att ha lämnat offert på jobben (vilket vi ALLTID gjorde), så krävde vi ALLTID 50% betalning vid beställningen, vilket faktiskt är praxis i nästan hela världen (procent-delen kan ju förstås variera).

När jag kom åter till Sverige, så började jag prova detta här. Tro det eller inte, men de flesta kunderna blinkar inte ens när man talar om för dom att man skall ha förskott. Det är helt OK med dom.

Så jag föreslår att den som känner för det börjar testa detta. Beroende på vad man jobbar med, så kan man ju kräva t.ex. 30% vid beställning, 30% vid godkänt förslag (eller vad det nu kan vara) och resternade 40% vid leverans.

Åtminstone bör man börja kräva förskott på sådant som man skall lägga ut för själv, t.ex. fotografer, material, transporter...

Danne

Hmm,

mycket intressant att läsa om din erfarenhet av förskott. Hade faktiskt ingen aning om att det var såpass vanligt utomlands.

Jodå, jag vet mycket väl att gäldenären måste betala i tid även om synpunkter på fakturan finns. Problemet är att det inte alltid fungerar så i praktiken.

Att formuleringen skulle sakna stöd i lagen har jag svårt att tro, eftersom det i avtal mellan företag (där konsumentskyddslagen inte är tillämpbar) går att avtala mer eller mindre vad som helst. T ex så är ju den vanliga kredittiden 30 dagar, om inget annat avtalats men går naturligtvis att ändra vid avtalets ingående. I princip råder faktiskt avtalsfrihet i Sverige.

Det råder en hel del missuppfattningar om skillnaden mellan vad som vad som är lagligt och vad som är brukligt.
T ex är det en allmänt utbredd missuppfattning att ett företag måste skicka en betalningspåminnelse innan ärendet skickas till inkasso. Något sådant krav går inte att finna i lagtexten.

Jag har f ö jobbat på en tingsrätt med just betalningsförelägganden och lagsökningar, så jag tror mig ha åtminstone lite koll på läget.

8)

rasta,

Nej, det funkar tyvärr inte alltid i praktiken, precis som en massa annat här i världen. Tänk om alla gjorde som dom skulle/borde, va skönt det skulle vara. Inga fängelser, domstolar, poliserna skulle bara dirigera trafiken....

Visst kan man avtala vad man vill (nästan)! Svensk avtalslag är egentligen otroligt bra! Men du skulle garanterat få problem om du skulle dra någon inför rätta med argumentet att han/hon klagat på fakturan efter den stipulerade tiden.

Rätten skulle givetvis fråga sig om han/hon verkligen kände till villkoret, och då ligger bevisbördan på dig. Om du inte kan styrka med vittnen eller skriftligt avtal (eller att kunden fått dussintals fakturor från dig med samma villkor under flera år), så kommer du troligen inte att bli särskilt framgångsrik i din talan.

I sånt fall tittar domstolen givetvis på "handelsbruk" vad gäller klagotid, och såvitt jag vet finns det inget etablerat sådant alls.

Alltså återstår för dom att försöka fastställa vad som är rimligt, både generellt och i det specifika fallet. Eftersom "rimlig tid" i vart fall inte är några 8 dagar, utan troligen minst flera månader (eller kanske t.o.m. ett räkenskapsår), så faller du till föga där också.

Även om du faktiskt kan styrka att kunden kände till villkoret, så kan motparten enkelt argumentera att villkoret visat sig oskäligt I EFTERHAND med stöd av paragraf 36. Som du säkert vet så medger den lagen att ett avtal kan ändras helt eller delvis eller t.o.m. annuleras i efterhand, och jag är ganska säker på att din kund inte skulle ha några större problem att övertyga rätten.

Att processa om "klagotiden" är ju trots allt fullkomligt onödigt ändå. Låt oss anta att du faktiskt drar en kund inför rätta för att han klagat för sent, och att rätten faktiskt går på din linje. Vad har du vunnit på det?

Det enda du har vunnit är att kunden får på ett eller annat sätt "erkänna" att han klagat sent. Eftersom det inte har med hans uteblivna betalning att göra, så förblir ju fakturan fortfarande obetald. Det enda du har åstadkommit är en massa krångel, bekymmer, kostnader och så har du garanterat förlorat en kund.

Det står dig givetvis fritt att skriva vad du vill i dina fakturor. Men jag har varit rädd att någon/några som läser detta kan få för sig att en sådan formulering i fakturorna är någon slags finurlig "försäkring". Enligt min uppfattning är den som sagt värdelös.

Men kolla in det där med förskottsbetalning och/eller delbetalning. En variant för att garantera kunden att man själv inte sticker med pengarna är att med bankens hjälp "låsa" pengarna till att utbetalas enligt en plan som man kommer överens om med kunden. Det är exakt så man handlar/betalar vid de flesta export/importaffärer där det kallas för att betala mot en remburs.

De e intressant det här....

Danne

Jäpp.

Det är intressant.

Jag har full förståelse för dina synpunkter, även om vi har en smula olika syn på saken.

Tänker inte argumentera emot det du skriver, eftersom jag ändå aldrig tänkt mig att driva denna konstruktion så långt som till en rättslig process…

Det är ju f ö precis som du säger att långt innan ett ärende av denna typ ens hunnit granskas av parternas ombud, och än mindre av någon rättslig instans så har ju fakturan förfallit till betalning i alla fall. Och då använder man naturligtvis sig av den förfallna betalningen som huvudargument i tvisten.

Hehe... Jag har garanterat bidragit till att komplicera saken. Men det struliga med en "klagotid" är ju att du själv kommer att orsaka besvären.

Om du har tio dagars kredit med förbehåll att kunden inte får invända mot fakturan efter åtta dagar, vad gör du om han faktiskt vill diskutera fakturan med dig den nionde dagen?

Vägrar du enligt villkoret om begränsad klagotid?

I så fall har du ju gett kunden ett alldeles utmärkt argument att INTE betala den i tid.

Det är dit jag ville komma (men blev alldeles för mångordig)

Danne

Jag diskuterar fakturan. Har jag begått något misstag så rättar jag ju till det. Fördelen är väl snarast att kunderna faktiskt hör av sig tidigare, vilket var lite min tanke med det hela. Och hittills har det fungerat bra.

Jag får kanske sammanfatta klausulen vi diskuterat med "vapenskrammel". Typ Mutually Assured Destruction Light… 8)