Struktur på hemmakontoret

Vilken typ av bolagsform har du? Redovisar du moms per månad eller år?

- Jag försöker ha en "inbox" med ingående post per bolag (vi har flera aktiva bolag) som jag öppnar och stämplar med inkommande datum.

- Ett par gånger i veckan går jag igenom posten och sorterar den. Inkommande PG och BG kvitteras mot reskontran och sätts sedan in i respektive pärm. Fakturor attesteras och sätts in i lev reskontra, bokföring samt internetbankens betalsystem.

- En gemensam "utbox" för all utgående post som vi lämnar varje dag till Mailboxes Etc som sköter all distribution av post och paket åt oss.

- Vi har även en faxkorg som samlas inkommande fax som även den gås igenom samtidigt som posten.

- Bokföring sker i Xor Compact.

- Order via webben skrivs ut i ordernummerordning och sätts i pärm löpande.

Kom med specifika frågor så ska jag försöka tipsa, det mesta är nog helt vanlig företagsadministration.

Ett tips kan vara att skapa verifikationsserier i ditt ekonomisystem. På så sätt kan du skilja på ingående fakturor, utgående fakturor, postgiro och bankgiro i separata pärmar. (numreringen är A0 - A10000, B0-B10000) osv.

Då slipper du en pärm blandad med allting.

Vad gäller bankavtal, regbevis etc skapar du en bolagspärm med flikar och index 1-30 t ex.

Om det gäller kundavtal skapar du en separat pärm med index.

Guldtips: Märk pärmarna. Förvånansvärt många gör inte det och får söka efter rätt pärm. Det finns speciella ringpärmar för Postgiro/Bankgiro som gör det visuellt enkelt att hitta.

Eftersom jag har en relativ liten firma så sparar jag alla verifikationer på datorn. Visst blir det viktigt med backup och sånt, men det spar tid och pengar att inte behöva skriva ut allt på en gång. Både fakturor och banköverföringar sparar jag från vilket program som helst i pdf-format. Fakturan gör jag på datorn och mailar - inget problem att spara ett extra ex av den. Banköverföring får jag inte ens via post - bara att spara. Fakturor från telia laddas ner i pdf. Andra små fakturor sätts såklart direkt i pärmen. Om jag inte får den via fax direkt in i datorn såklart.

Verifikationer i min dator i Umeå som pdf, verifikationer på firmans adress i Stockholm i pärmen, samt viktiga papper i en pärm där den mest behövs.

Jag har också en fråga som jag tycker passar in här, men tyvärr kan jag inte hjälpa till med den tidigare frågan eftersom att jag inte har reggat min firma än,

även om jag har en viss struktur...jag är en ganska strukturlös människa tyvärr, så jag får nog ta efter björnströms råd

Vad jag behöver är ett program som jag ban använda som bevakning av beställningar.

alltså:

1. när en beställning kommer in via internet, då lägger jag in den under "beställningar" i programmet.

När jag sedan skickar paketet till kunden, då vill jag enkelt kunna "skicka över" beställningen till "skickade"

3. när betalningen slutligen kommer in (via postförskott tex) då skickar jag över beställningen till "sålda jauari 2004"

Jag använder nu en Newton eftersom att jag inte har internet i företagets lokaler, med den skriver jag av de beställningar som kommer in till macen hemma, på morgonen sedan syncar jag in alla beställningar kalender och "att göra" till Claris Organiser 2.0 på macen på företaget....

Jag har nyss börjat kolla på organiser, men vet inte vad det är kapabelt till ännu.

Anledningen att jag inte kör X på jobbet och använder en Newton är mest av sexuella preferenser :-), dom vill jag inte släppa, men byter gärna program efter tips:-) !!!!

Jag kör med en en pärmsortering rekommenderad av Montania som har gjort StepOne Bokföring som jag jobbar med. Jag tyckar den funkar bra för mig;

Pärm 1:

Inkommande Korrespond:Här sätter du in alla inkommande handlingar. Om du inte har alltför mycket i denna pärm kan du även sätta in handlingar av typ ordergodkännande och följesedlar fran dina leverantörer.

Pärm 2:

Utgående Korrespond: Här sätter du in kopior av dina utgående korrespondens.

Pärm 3:

Ej Bokförda Verifikat: Här sätter du in alla papper av ekonomisk karaktär, så snart du fått dem. Om du inte bokför varje dag får du på så sätt åtminstone ordning på det som ska bokföras i månedsslutet.

Pärm 4:

Bokförda Verifikat: När du sedan bokför har du denna pärm framför dig och sätter in varje handling i den ordning du bokfört dem. Denna pärm innehåller alla bevis på de intäkter och utgifter som du haft i företaget. Din revisor/bokföringskonsult vill förmodligen titta i pärmen vid årets slut. Även skattemyndigheten kan visa interesse för denna pärm.

Pärm 5:

Företagspärmen: I denna pärm sparas registreringsbevis, deklarationer, försäkringsbrev, bokslutshandlingat, etc. Det kanske behövs två pärmar för detta så småningom.

Pärm 6:

Skattepärmen: Denna pärm kan du med plikar dea in i t.ex: Företagsskatt, Mervärdesskatt (moms), Lönskatt...osv.

Pärm 7:

Kundfordringar: När du skrivit ut en kundfaktura sätter du en kopia av fakturan i denna pärm. När du sedan erhåller betalning från kunden bokför du betalningen och sätter in kopian i pärmen "Bokförda Verifikat"

Pärm 8:

Leverantörsskulder: Vissa transaktioner sker i två steg. Om du får en faktura från en leverantör skall du dels bokföre den när den anländer och dels bokföra när betalning sker.

Lycka till - och vill du ha tips om en duktig redovisningskonsult som också gör deklarationer så säg till.

Fotograf Mikkel Ørstedholm

:rolleyes:

Jag kör med en en pärmsortering rekommenderad av Montania som har gjort StepOne Bokföring som jag jobbar med. Jag tyckar den funkar bra för mig;

Pärm 1:

Inkommande Korrespond:Här sätter du in alla inkommande handlingar. Om du inte har alltför mycket i denna pärm kan du även sätta in handlingar av typ ordergodkännande och följesedlar fran dina leverantörer.

Pärm 2:

Utgående Korrespond: Här sätter du in kopior av dina utgående korrespondens.

Pärm 3:

Ej Bokförda Verifikat: Här sätter du in alla papper av ekonomisk karaktär, så snart du fått dem. Om du inte bokför varje dag får du på så sätt åtminstone ordning på det som ska bokföras i månedsslutet.

Pärm 4:

Bokförda Verifikat: När du sedan bokför har du denna pärm framför dig och sätter in varje handling i den ordning du bokfört dem. Denna pärm innehåller alla bevis på de intäkter och utgifter som du haft i företaget. Din revisor/bokföringskonsult vill förmodligen titta i pärmen vid årets slut. Även skattemyndigheten kan visa interesse för denna pärm.

Pärm 5:

Företagspärmen: I denna pärm sparas registreringsbevis, deklarationer, försäkringsbrev, bokslutshandlingat, etc. Det kanske behövs två pärmar för detta så småningom.

Pärm 6:

Skattepärmen: Denna pärm kan du med plikar dea in i t.ex: Företagsskatt, Mervärdesskatt (moms), Lönskatt...osv.

Pärm 7:

Kundfordringar: När du skrivit ut en kundfaktura sätter du en kopia av fakturan i denna pärm. När du sedan erhåller betalning från kunden bokför du betalningen och sätter in kopian i pärmen "Bokförda Verifikat"

Pärm 8:

Leverantörsskulder: Vissa transaktioner sker i två steg. Om du får en faktura från en leverantör skall du dels bokföre den när den anländer och dels bokföra när betalning sker.

Lycka till - och vill du ha tips om en duktig redovisningskonsult som också gör deklarationer så säg till.

Fotograf Mikkel Ørstedholm