Generera en pdf-faktura på enklaste sätt?

Finns en massa olika lösningar, vi har byggt dem nästan allihopa.

Lättast: Skaffa en licens av databasprogrammet FileMaker Pro. Visa någon FM-expert (hint, hint, nudge, nudge) hur du vill att fakturan skall se ut så knackar denne ihop ett fakturaregister på en fikarast. (Vill man lägga tid på denna grej så kan man bygga ihop en artikeldatabas, kundregister, fakturor/order på kanske en halv dag upp till ett par dagar. (Studentlitteratur har en grundkurs och en fortsättningskurs i FileMaker där man i slutet på kursen har byggt ett sådant system). http://www.studentlitteratursoftware.se/utbildning/

Med lite knapptryckningar så har du sedan skapat en ny faktura i FileMaker Pro, klicka på en ny knapp så skrivs den ut, markera då att du vill att det skall vara en PDF, döp den och peka var den skall ligga och skicka den sedan till kunden.

Vill man kan man göra liknade saker i Word, Excel, AppleWorks och en bunt andra program (PageMaker, Indesign, Quark Xpress, men det kanske inte är så lämpliga, även om det förekommer...).

Annan lösning: Investera i fulla verisonen av Adobe Acrobat. Rita upp din faktura i valfritt program (Word, Excel, AppleWorks eller något annat). Skriv ut till PDF. Öppna den PDF-filen i Adobe Acrobat (fulla versionen, inte reader alltså). Plocka fram formulärverktyget. Börja rita rutor med de uppgifter du vill ha och placera dem där du vill ha dem. Spara. Markera filen i Finder. Välj Arkiv: Visa info. Kryssa för att det är ett malldokument. Dubbelklicka på filen, du får upp en namnlös kopia av den. Spara den någon annanstans med rätt namn. Plocka fram pekar-verktyget och klicka i alla rutorna du skapade förut och börja fylla i. Upprepa...

Fortsätter i ett nytt inlägg.

Jag förutsätter i mina svar ovan att du kör OS X i vilket man kan skapa en PDF varje gång man skriver ut genom att bara välja det...

Anna lösning igen: Vi har utvecklat en lösning där man via ett webbgränssnitt kan skapa en högupplöst PDF-fil och beställa tryck av den direkt (priser finns i systemet tillsammans med bildarkiv, ett antal olika trycksaker varav vissa är flersidag, en revisionshantering och lite annat godis, emailutskick av PDF-filer mm). Vår lösning är baserad på Lasso och MySQL som middleware respektive databas. Men denna lösning faller helt klart utanför dina ramar då det är en liten firma du pratar om. Men om ni har regelbundet produktion av PDF-filer eller producerar många dokument där endast bild och text skiljer sig, men layot är likadan så kan man spara en hel hög med pengar på ett sådant här system då produktionskostnaderna faller till en bråkdel av vad man normalt betalar. På köpet får man en del andra fördelar som tex att alla trycksaker/dokument ser exakt likadana ut och att man kan beställa tryck på två röda...

Att skapa en delmängd av denna lösning bara för fakturaskapande över webben är en lösning vi planerar att utveckla, kontakta mig om detta är av intresse. Det behöver inte bli så dyrt.

Sedan har vi även andra lösningar där man hanterar 1000 fakturor i veckan eller mera utan problem med stora inslag av automatik, också baserade på FileMaker Pro.

Om någon är intresserad av att veta mera om dessa lösningar och/eller köpa någon av dem, kolla här:

http://solutions.immitt.com/

(En bråkdel av våra lösningar beskrivs på den webbsiten som inte är klar ännu. )

/ Ola at intelligentmammals punkt se

Jag använder en lösning baserad på FOP för att generera PDF från en simpel XML-fil. Den utför beräkningar för moms och liknande, samt har stöd för vektorgrafik.

Det kanske kan vara något att undersöka? Jag kan erbjuda en anpassning, ifall det är intressant får du kontakta mig off-forum.

I så fall skall du använda Excel eller FileMaker eller Adobe Acrobat-lösningen jag skriver om ovan, alla dessa klarar att göra beräkningar och alla klarar vektorgrafik. Men jag förstår inte riktigt vad nyttan är att vara snygg inför tanten på bokföringen... så mycket att man väljer bort både att vara praktisk och att vara snabb.

Som Taz_1999 skrev verkar FileMaker Pro vara en av de bästa eftersom du kan bygga upp ett kundregister i den och och utifrån det skriva ut fakturor, etiketter och dyl.
Det finns mallar för det mesta för FM. Orderkort, fakturakort, faktura osv där räcker att man fyllt i kundnummer så fylls i allt annat om kunden automatiskt. Fakturanummer dagens datum osv. Mycket enkellt att göra egna mallar. Jag använder den sedan 1993 just till kundregister, fakturor och dyl.

Har man väldigt små krav så kan kanske appleworks funka…
Detta kan man väl importera registerbiten utav till FM när man blir trång i dräkten?

Har du inte Excel?

Det är bara att droppa in din EPS-logga å köra i macversionen. Dessutom räknar den ut summorna automatiskt och lägger även på datum + 30 dagar om du vill det. Du kan få en kopia på min enkla Excel-mall om du vill.

En liten sidofråga. Måste man skicka en pappersfaktura eller räcker det med att skicka en .pdf via mail? Lite 2004 sådär.

Jag har skickat det i pdf-format i flera år och det har funkat. Alt. skicka det via faxprog.

/ t

Sant. Skickar aldrig pappersfakturor numera. Spar skogen - köp en Mac.

Hmm. Inte om mottagare skriver ut det för att ha det i pärmen - det gör de flesta jag har hört. Och enligt skatteregler så ska de förvaras i upp till 10 år.

Det är klart. Även den som skickar fakturan skriver förstås ut ett exemplar, av just skälet du nämner. Men vi sparar ju i alla fall alla tallar som skulle ha blivit kuvert…

+ ev frimärke.

Det gör du upp med respektive kund redan från början, eller kollar innan du bestämmer dig.
En del vill ha "rejäla", vanliga pappersbrev och pappersfakturor och är såpass okunniga om datorer att dom går i spinn om det skulle komma ett e-post med en pdf-fil. Så dom skulle kanske härskna till om du inte ens bryr dig om att kolla.
Andra reagerar inte, utan bara printar ur den utan vidare.

Själv använder jag Excel, men det går lika bra med AppleWorks. Gör en mall i Excel eller i kalkyldelen i AppleWorks. Sedan är det bara att knappa in varuslag/tjänst, kvantitet och pris per enhet. Plupp, ut kommer resultatet. Skriv ut som PDF i Mac OS X och mejla iväg. Så har jag alltid gjort. Enkelt och rationellt.

Försöker komma ihåg vad som står i BFL. Har för mig att elektroniska fakturor måste bevaras elektroniskt lång tid. Kan rota fram reglerna om någon är intresserad. Hur som helst innebär det att det inte bara är tillåtet att e-posta en PDF-räkning hur som helst - det blir nästan alltid stopp på andra sidan...

Jag tycker de förstör känslan att skicka ut fakturor om man mejlar

Just fakturer är ju GANSKA så roligt

BFL:

http://www.expowera.com/mentor/foretagsledning/juridik/bokforingslagen.htm

7 kap - Arkivering av räkenskapsinformation m m

Former för bevarande

"1 § Räkenskapsinformation skall bevaras i

1. vanlig läsbar form (dokument),
2. mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel, eller
3. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas en- dast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 eller 2.

Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget. Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat skall bevaras i det skick materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes."

Tid och plats för förvaring

"2 § Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation skall vara varaktiga och lätt åtkomliga. De skall bevaras fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De skall förvaras i Sverige, i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt.

Maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskaps- informationen i den form som anges i 1 § första stycket 1 eller 2 skall hållas tillgängliga i Sverige under hela den tid som anges i första stycket."

Kör också Excelmall, och sedan PDF till kund. Apropå BFL ovan, det är klart att jag skriver ut mina fakturor och sparar också, så gör ju även kunden, det är bara distributionen som sker digitalt. Det är ju f ö detsamma med verifikat och bokföringsprogram, all registrering sker visserligen i datorn, men verifikat med konteringsuppgifter sparas i pärmar på vanligt sätt. Finns det någon idag som bokför manuellt överhuvudtaget?

Har aldrig varit med om att någon kund har haft synpunkter på detta. Dessutom så säljer jag ett stort antal fakturor till Svea ekonomi, via factoring - och de blir bara glada för att få pdf:er istället för pappersfakturor. Förutsätter att de kan BFL hyfsat bra.

Tjo ;
Jag håller på att jobba med framställning utan en faktura som automatiskt skall fylla i sig, när en kund köper en produkt !! Faktura har jag färdig, samt Acrobat " full version " inte bara reader. Har för mig att det skall kunna gå och skapa ngt sorts "data" där som hämtar hem data ifrån servern..
Ngn som har en blekaste aning vad jag är ute efter, och hur gör jag lättast ???

Mvh / Magnsu

Jag hoppar in i diskussionen och frågar om det är möjligt att automatisera löpnummer varje gång en fil öppnas (exempelvis pdf)? Eller måste acrobat jobba mot en databas för att detta ska vara möjligt?

Enl. skatteverket är det tillåtet att skicka fakturor elektroniskt. Förutsatt att kunden har godkänt det...

(Råkade skriva "kungen" istället för kunden. Kungen behöver alltså inte godkänna det...)

Jakob, med tanke på att du har en mall i InDesign och inte vill betala för databasen (oavsett om det är via Filemaker eller ett ekonomisystem - skillnaden i peng behöver inte vara så stor) så skulle jag föreslå Excel med koppling till InDesign (förutsatt att du har tillgång till Excel). Då bör du kunna göra en tabell i Excel med kunduppgifter och belopp och sedan hämta in det från InDesign med automatik.

Jepp, det man dock ska tänka på är att man enligt tidigare postad länk postad här i tråden måste spara fakturan man mottagit i samma format som man mottog den. Och dessutom säkert. Hur många av er har säker arkivering av epost 10 år bakåt i tiden?

Som jag förstått duger inte en utskrift (om man inte har det elektroniska originalet också). Nu kan ju inte skatteverket gärna se var en faktura blivit utskriven, men att man bara har skrivit reglerna som man gjort får ju en att undra vilken koll de har på hur det fungerar i verkligheten egentligen. Och för övrigt är det ännu värre här nere i Tyskland - här måste fakturorna dessutom, om de skickas elektroniskt, ha elektronisk signering...

En PDF skickad med mail och utskriven på en laserskrivare håller lika länge som en originalfaktura utskriven på en laserskrivare och levererad med post till kunden.

Skatteverket struntar fullständigt i var fakturan blivit utskriven - på min egen laser eller kundens.
Är inte det så?

Laserutskrifter håller nog 10 år, det vet väl alla.

Det viktigaste är att det finns referenser som faktura nr, datum, moms osv.

Det är så det borde fungera, ja, och det är antagligen så det fungerar i praktiken också (som jag sa, Skatteverket kan inte se var pappret är utskrivet), men det är INTE vad som står i lagen. Antar att någon borde se till att lagen fixas till...