Frågor om företagande

Håller på att läsa på lite om företagande och allt vad det innebär. Har studerat Bokföringslagen och läst en del publikationer från Bokföringsnämden. Eftersom jag är väldigt färsk på detta måste jag erkänna att det snurrar lite i huvudet- inget är ju skrivet i klarttext!!

Har några (säkert jättenkla) frågor:

1. Är en order vi mottagit från en kund en affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?
I de dokument jag läst står aldrig ordet "order" utan det står att "en affärshändelse är allt som påverkar ekonomin i verksamheten" och att en verifikation kan vara "kvitton, fakturor, utbetalningsbesked mm". Ingenstans hittar jag ordet "order".

2. Kan en påskriven fraktsedel för gods som upphämtats hos oss som leverantör vara affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?

3. Om en kund skickar ett mail och vill ändra en order (öka eller minska antal, annullera osv) är det en affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?

4. Kan exportdokument som EUR1, Ursprungscertificat, ATR mm vara en affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?

5. Kan dokument som t ex fakturor som kunde kräver att få underskriva av
handelskammaren vara en affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?
Det underskrivna dokumentet gåri original till kunden, enbart fotostatkopia kan sparas hos säljaren.

6. Kan dokument som t ex fakturor som legaliserats av annat lands ambassad vara räkenskapsinformation? Det legaliserade dokumentet går i original till kunden, enbart fotostatkopia kan sparas hos säjlaren.

Vi börjar så. Jag läser på medans ni svarar

Om svaret på fråga 1 är NEJ undrar jag varför vi på jobbet sparar t ex faxet eller mailet från kund samtidigt som vi har ordern i vårt affärssystem.

Helt rätt. Vi lyder även under SOX som är en riktig pappergenererare. Det som förut kunde göras i 1 steg kräver nu 10 steg och 5 underskrifter. Minst...

Jag jobbar på ABB och eftersom vi är noterade på USA-börsen måste vi följa SOX. Det leder till så mycket administration att vissa avdelningar fått ta in mer resurser för att hinna med allt. Sjukt är vad det är.

Kan också bara nämna att visst har vi egna jurister och revisorer som kan svara på ovanstående frågor men av erfarenhet vet jag att frågar man dem kommer inte svar direkt och när det väl kommer är det inte alls vad man frågade.

Jo behålla det mesta kommer vi göra. Men nu behandlar vi allt som verifiktioner, de sätts in i pärmar, flyttas till arkivpärmar och skickas sen för arkivering. När jag läst på och frågat runt internt har jag konstaterat att ingen egentligen längre vet varför vi gör så. Det verkar vara en kvarleva från läääänge sen när affärssystemen inte var lika utvecklade och den mesta information fanns på papper.

Vad vi håller på med nu är att:
1. Ta reda på vilka dokument som måste sparas och arkiveras enligt bokföringslagen och sköta dem separat
2. Sköta de dokument som SOX kräver ska sparas (i 7 år) separat. Det är bl a orderunderlag, offerter, annulleringar osv. Dessa ska faktiskt sparas på orderavdelningen och inte i arkiv!
3. Sköta övriga dokument som är bra att ha kvar av affärsmässiga separat. Typ i fack vi kan slänga när de är fulla eller efter en viss period eller vad det kan bli.
4. Se över hur vi istället kan scanna in dokumenten i punkt 3 och bevara på det sättet. Som det är nu har vi hyllmeter med papper som inte behöver sparas, som ingen kollar på men ingen vågar slänga ifallattkanske de behövs.

Det är faktiskt intressant att se hur mycket papper det egentligen sparas "baraföratt". Vi lägger ner timmar varje vecka på att spara dokument man på någon minut kan få ut på nytt från affärssystemet de 3ggr/år det behövs. Vara och en skulle säkert kunna spara upp till 1h varje dag på att förenkla administrationen.

Det här var ett mycket roligare ämne än jag trodde.

Om jag förstått rätt så betyder sälja att "överlämna mot betalning"? Några på jobbet sa nämligen att när man tar emot en order så säljer man en vara men så är väl inte fallet? Säljer gör man väl inte förrän man får betalt (eller fakturerar)?