Det finns inga bra sätt att strukturera mappar. Man kan bara välja mellan olika dåliga alternativ. Mer än att hålla på att flytta filer bör ett effektivt arbetssätt inrikta sig på att göra filerna sökbara genom att de innehåller tydliga titlar, filnamn, "Author"-namn etc. Likaså bör man inrikta sig på att förstå hur spotlight och smarta mappar funkar.
Men, självklart måste man också ha mappar. Personligen jobbar jag efter tre huvudkategorier
1) Företaget, i vilken jag har en mapp för varje kund. Det motsvaras av en liknande mappstruktur i mitt mailprogram Entourage
2) Privat, i det slänger jag allt osorterat som helt klart inte har med arbete att göra
3) Några olika huvudmappar för "Bilder", "Filmer", "Musik", "Text-filer", "Typsnitt", "PDF" osv. I dem lägger jag jag sånt som inte direkt är kopplat till vissa kunder eller till mig personligen, t.ex. manualer, instruktionsdokument osv.
Om du använder Microsoft Entourage så skulle jag föreslå att du tar en titt på Projektfunktionen, som kan vara en bra hjälp att knyta samman filer med övrig information.
Dock, hur du än gör så kommer du att märka att ingen organisationsprincip är helt perfekt. Hur gör man t.ex. med ett dokument som kommer från en viss kund, men som också är av intresse privat? Ska den ligga i både kund- och privatmappen?
Just pga av detta blir sökbarheten så viktig, så att du när du glömt vart du lagt ett dokument enkelt kan hitta det igen.
